Retro: You’ve Got Mail

Lato, nie? Sezon urlopowy, prawda? Więc nie biczuj się, że może ci się nie chcieć. Zresztą poza sezonem też może. Proponuję na tę okazję minimalistyczny pomysł na retrospektywę, która może się sprawdzić zwłaszcza w trybie pracy zdalnej.

Wpadłem na ten pomysł w ferworze gorączkowej improwizacji, kiedy narzędzia komunikacji stosowane w firmie znienacka odmówiły posłuszeństwa. To było wprawdzie na długo przed pandemią, ale pracowaliśmy w zespole rozrzuconym pomiędzy dwiema lokalizacjami. Robi się to tak:

1. Rzucasz zespołowi do skonsumowania fundamentalne pytanie: macie jakiś problem?! Coś się pewnie znajdzie… Więc zapisujesz, na czym problem zespołu polega i z premedytacją wątku nie pogłębiasz. Dla uproszczenia dalszego wywodu posłużę się wyimaginowanym przykładem: Za mało testerów u nas, kurde.

2. W drugim kroku trzeba przeflancować ten problem na rozwiązanie przez ordynarne odwrócenie wymowy komunikatu. W tym wypadku brzmiałoby to: Chcemy więcej testerów, kurde.

3. Przygotowujesz formatkę, którą wciepniesz w treść e-maila. Ja przy pierwszym podejściu improwizowałem, ale później udoskonaliłem formę, więc dzielę się pomysłem już nieco wyszlachetnionym:

KTO?	SMART	CHCEMY WIĘCEJ TESTERÓW
Janek	Specific (Skonkretyzowany)
Bartek	Measurable (Mierzalny)
Magda	Achievable (Osiągalny)
Mariusz	Relevant (Istotny)
Ewelina	Time-Bound (Określony w czasie)
Zuza	Specific (Skonkretyzowany)

4. Wyjaśniasz zespołowi, że za chwile odpalimy łańcuszek mailowy. Ty wyślesz maila Jankowi, Janek Bartkowi, Bartek Magdzie, etc (zgodnie z rozpiską powyżej). Zadanie każdego kolejnego odbiorcy polega na tym, by przeformułować mglisty cel tak, aby spełniał wymogi formułowania celu w zgodzie z koncepcją SMART. A więc Janek ma skonkretyzować pierwotny cel, Bartek – uczynić mierzalnym skonkretyzowany przez Janka cel, Magda – uczynić osiągalnym skonkretyzowany przez Janka cel o walorze mierzalności dodanym przez Bartka, itd. Jeżeli członków zespołu jest więcej, niż kryteriów SMART, wchodzą oni w rolę kontrolerów jakości i w razie potrzeby doskonalą owoce pracy poprzedników. W przykładzie powyżej taka rola przypada Zuzie.

Każdy pracuje indywidualnie w ramach arbitralnie wyznaczonego timeboxu, np. 2 minut, a po wykonaniu swojego zadania przesyła mail ze stworzonym przez siebie pomysłem kolejnej wskazanej osobie. Po całym przebiegu wiadomość powinna po 12 minutach wrócić do ciebie.

Treść mogłaby po tym czasie wyglądać następująco:

KTO?	SMART	CHCEMY WIĘCEJ TESTERÓW
Janek	Specific (Skonkretyzowany)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie testowania oprogramowania.
Bartek	Measurable (Mierzalny)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie testowania oprogramowania – Magda nie może być jedynym developerem odpowiedzialnym za testy
Magda	Achievable (Osiągalny)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie testowania oprogramowania w ramach sprintów – Magda nie może być jedynym developerem odpowiedzialnym za testy.
Mariusz	Relevant (Istotny)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie testowania oprogramowania w ramach sprintów – Magda nie może być jedynym developerem odpowiedzialnym za testy.
Ewelina	Time-Bound (Określony w czasie)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje przed końcem listopada szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie testowania oprogramowania w ramach sprintów – Magda nie może być jedynym developerem odpowiedzialnym za testy.
Zuza	Specific (Skonkretyzowany)	Nasz zespół scrumowy potrzebuje przed końcem listopada szerzej rozwiniętych kompetencji w zakresie automatyzacji testów oprogramowania w ramach sprintów – Magda nie może być jedynym developerem odpowiedzialnym za automatyzację testów.

5. W kolejnym kroku łańcuszek uruchamiany jest od nowa, tylko że tym razem generowane są metodą analogiczną do poprzedniej pomysły na osiągnięcie uSMARTowionego celu. Mogłaby powstać taka na przykład lista (przy timeboxie dwuminutowym znów w 12 minut):

Janek: Zatrudniamy jeszcze jednego testera

Bartek: Jeden z analityków w najbliższym kwartale pracuje w parze z Magdą, by przejąć jej kompetencje

Magda: Zmniejszamy zakresy kolejnych sprintów, a uwolnioną przestrzeń inwestujemy w poszerzanie kompetencji zespołu

Mariusz: Uruchamiamy outsourcing

Ewelina: Rezygnujemy z automatyzacji, bo terminy gonią

Zuza: Automatyzacja każdego zadania musi się zacząć najpóźniej w 6. dniu dwutygodniowego sprintu

6. Metodą głosowania, już bez łańcuszków, wybieramy preferowane rozwiązanie i rozłupujemy je na akcje zmieszczalne w sprintach.

7. Idziemy na kawę.

Jakie są plusy takiego rozwiązania?

• Może przełamać rutynę retrospektyw odmienną formą.
• Nie wymaga długich przygotowań.
• Opiera się na trybie, który na własne potrzeby opisuję jako indywidualny brainstorming – może prowadzić do kreacji niestandardowych pomysłów.
• Akcja się dzieje w tle, a ty se kawę pijesz.

A minusy?

• Działa najlepiej w zespołach zgranych i dobrze się rozumiejących.
• Ów indywidualny brainstorming bywa mieczem obosiecznym – z definicji przytłumia mądrość zespołową.
• Ta kawa, o której wyżej, zawiera kofeinę, a ona może powodować problemy z zaśnięciem, niepokój, kołatanie serca, szumy w uszach, niemożność skupienia uwagi lub ogólne rozbicie. Przy tych objawach automatyzacja się nie klei.