Być może istnieje coś takiego jak magia liczb, jednak osobiście nie wierzę w magię. Wierzę bowiem w naukę i empiryzm. Cóż, w obiegowej opinii funkcjonuje jednak taka figura jak szczęśliwa siódemka, czy pechowa trzynastka. Tak się jednak składa, że pewne liczby pasują do pewnych specyficznych sytuacji i zastosowań. Dla przykładu liczby z ciągu Fibonacciego znalazły zastosowanie m. in. w szacowaniu złożoności zadań. Okazało się bowiem, że złożoność nie jest bynajmniej liniowa, a właśnie kolejne liczby ciągu Fibonacciego doskonale korespondują z kolejnymi stopniami złożoności zadań. Skoncentrujemy się jednak na jednej liczbie z tego ciągu – liczbie 3 i miejscach, gdzie można ją wykorzystać w pracy z zespołami lub w pracy nad własną efektywnością.
Według J.D. Meiera (autora książki „Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life”) nasze mózgi są ustawicznie ćwiczone do myślenia trójkami (początek, środek, koniec). Fakt, że najmniejszy zespół deweloperski składa się z trzech osób ma także swoje logiczne uzasadnienie. Głównym powodem są tu zapewne niedostatki kompetencji w zespole mniejszym niż trzech członków. Innym miejscem, gdzie ograniczenie do trzech elementów może mieć zastosowanie są cele sprintu. Chociaż osobiście jestem zwolennikiem uzgodnienia i zapisania jednego celu sprintu dla całego zespołu, to w pewnych określonych przypadkach ograniczenie do trzech celów może mieć także zastosowanie. Dla przykładu w sytuacji, gdy zespół jest duży, pewnie ciut za duży jak na standardy scrum-a, a dodatkowo można wyróżnić w nim kilka niezależnych strumieni prac. Zapewne przy takim założeniu sensowne jest pytanie nad zasadnością funkcjonowania takiego zespołu w takiej formule (może przydałby się tu podział?). Załóżmy jednak, że zespół w takiej formule funkcjonuje całkiem przyzwoicie; członkowie zespołu deweloperskiego są zintegrowani, a zespół osiąga cele biznesowe. Dodatkowo podczas planowania zespół stanowczo odrzuca stworzenie jednego celu dla wszystkich podając przy tym kilka argumentów. Głównym podnoszonym argumentem jest ten wskazujący, że jeden cel dla całego zespołu dotyka bezpośrednio tylko ok. 30% jego składu. Pozostali, nie zaangażowani bezpośrednio w cel sprintu, czują się w pewien sposób niedoceniani. Co więcej, zespół najczęściej bez problemu generuje 5 (a nawet więcej) celów sprintu. Oczywiście nikt wszystkich celów nie jest w stanie zapamiętać oraz wymienić, co „trochę” wypacza ideę celu sprintu. W tym momencie może z pomocą nam przyjść tzw. zasada trzech – banalnie prosta: wybierzmy tylko 3 elementy. W mojej ocenie to był właściwy moment, żeby zaproponować zespołowi (samo) ograniczenie się do trzech elementów na liście celów sprintu. W ten sposób z jednej strony zaopiekujemy potrzebę docenienia większości, lub może nawet wszystkich, członków zespołu, a z drugiej strony niejako przy okazji wymuszona jest dyskusja nad priorytetami. Przyznam, że zespół przyjął pomysł sceptycznie, jednak product owner szybko zaakceptował ten pomysł. Wyznał bowiem, że jeżeli zdarzy mu się kolejny tzw. elevator speech z przełożonym to 3 cele są wprost idealne. Na sakramentalne pytanie szefa „To nad czym aktualnie pracujecie?” odpowiedzieć wskazując jeden cel, to trochę mało dla kilkunastu osób, nawet jak na krótką windową pogawędkę, a trzy cele w tym przypadku są w dychę ?. Trzy cele są na tyle małą ilością, że stosunkowo łatwo je zapamiętać i wtedy łatwiej kontrolować czy aby nie zbaczamy z kursu w czasie trwania sprintu. I tak zespół, po burzliwej dyskusji, przyjął zasadę ograniczenia celów sprintu do trzech, a kto wie może w przyszłości dojdzie do wniosku, że jeden cel sprintu będzie jeszcze lepszym rozwiązaniem? Zobaczymy…
Liczba 3 może mieć także zastosowanie dla określenia własnych celów oraz ponoszenia własnej efektywności. Pewnie wielu z Was słyszało o zasadzie Pareto. W dużym uproszczeniu mówi ona o tym, że 20% naszych działań przekłada się na 80% osiąganych rezultatów. Wygląda zatem na to, że warto określić owe 20% naszych kluczowych działań jeżeli mają one aż tak duże przełożenie na naszą efektywność. Tu z pomocą może przyjść także zasada trzech. Z reguły cierpimy na nadmiar obowiązków i czynności do wykonania. Wyłuskanie z morza naszych spraw do realizacji tych trzech dla nas najważniejszych może być zadaniem trudnym, jednak wysiłek włożony w taką akcję zwróci się nam z okładem. Nie chodzi bowiem o to, żeby zajmować się coraz większą ilością spraw, tylko o to, żeby zająć się zadaniami świadomie wybranymi, i tymi dla nas najistotniejszymi. Wychodzi to trochę jak pójście w stronę minimalizmu, tj. mniej znaczy więcej. Jednak mam przekonanie, że takie podejście się sprawdza. Prostota ułatwia radzenie sobie ze złożonymi sytuacjami – wybieramy to co najważniejsze, świadomie odrzucamy inne sprawy. Dokonując takiego wyboru pomocne mogę być pytania w stylu: gdybym miał/miała zrobić 3 rzeczy (w danym dniu/tygodniu/miesiącu/roku) to co by to było?
Z tymi pytaniami Was zostawiam, życząc owocnych przemyśleń zachęcam do zastosowania reguły trzech w pracy z zespołami oraz w pracy nad samym sobą – powodzenia?.