Chyba najmniej lubiany element w pracy zwinnych zespołów. Ileż to razy słyszymy: “- mamy za dużo spotkań!”, “- kiedy my mamy pracować? Ciągle się spotykamy!”. Na domiar złego, występując w roli scrum mastera czy agile coacha, często musimy się z tym wyzwaniem mierzyć i niejedno takie spotkanie zorganizować i przeprowadzić. Brrr 😉
Dlatego dzisiaj podzielę się z Tobą moim podejściem do tego tematu. Jeśli coś z tego weźmiesz dla siebie – super!
Przede wszystkim cel.
Spotkanie dla samego spotkania to nieporozumienie. Jeśli już trzeba się “oderwać od pracy”, to warto zadbać o to, aby cel spotkania był jasno i precyzyjnie ustalony. Zazwyczaj najlepiej wychodzi, jeśli nie silę się na samodzielne ustalanie celu, ale konsultuję temat z zainteresowanymi.
Lista uczestników
Mamy już cel, to teraz łatwiej będzie dobrać odpowiednich uczestników. Polecam wybierać ich z rozwagą. Zapraszamy te osoby, które mogą się istotnie przyczynić do osiągnięcia celu. Być może warto czasami zapytać potencjalnych uczestników, czy rzeczywiście mają w danym temacie coś do powiedzenia, o sprawdzeniu ich dostępności w kalendarzach nawet nie wspomnę, bo to oczywiste 😉
Generalnie, z moich doświadczeń wynika, że wartość wyniesiona ze spotkania niekoniecznie musi być wprost proporcjonalna do liczby osób zaproszonych. Nie ma sensu zapraszać pół firmy, bo to tylko przybliży nas do epickiej katastrofy.
Mamy cel, mamy uczestników… czas na termin!
Ja osobiście preferuję wcześniejsze godziny, kiedy mam pewność, że ludzie nie są jeszcze “zamuleni” uczestnictwem w innych spotkaniach, wielogodzinnym “kodzeniem” czy innymi intelektualnymi wyzwaniami. Z doświadczenia – spotkania przeprowadzane w godzinach późniejszych – 15ta i dalej, częściej cechuje ospałość, brak “flow” i atmosfera jak na pogrzebie… No chyba, że wśród zaproszonych są same “sowy”, to wtedy pewnie 22ga będzie najlepsza 😉
Czas na “czas”, czyli staropolski “timebox”.
Najlepiej, gdyby “skrzynka czasu” była możliwie najmniejsza, ale jednocześnie, abyśmy mogli się w niej zmieścić z realizacją celu spotkania! Przy określaniu, ile czasu potrzebujemy, proponuję wyłączyć słowiańską duszę i z iście germańską precyzją… policzyć, czyli, płynnie przechodząc do kolejnego punktu:
Zbudować plan przebiegu spotkania
Jeśli wyznajesz zasadę: “bądźmy spontaniczni, idźmy na żywioł i nie planujmy”… to wsadź ją głęboko do szuflady i najlepiej zapomnij, do której. Pamiętaj, że zabierzesz KONKRETNYM osobom, KONKRETNY czas, który bardzo łatwo przeliczyć na jeszcze bardziej konkretne pieniądze. Czy jako szef albo właściciel firmy chciałbyś stracić kilka stówek albo i tysiaków przez taki “spontan”? Pewnie nie, więc…. zaplanuj spotkanie najbardziej precyzyjnie, jak tylko potrafisz.
Ja staram się zawsze rozpisać w punktach jego przebieg, a później nakładam to na oś czasu. Na przykład, tak:
- Wstępniak – tutaj zazwyczaj jadę wg listy:
- jeśli grono uczestników mnie nie zna – przedstawiam się,
- witam gości,
- przedstawiam cel spotkania, jasno komunikuję jaką wartość powinniśmy uzyskać na końcu.
- jeśli istnieje, to prezentuję albo opisuję zgrubną agendę,
Czas potrzebny na przeprowadzenie “wstępniaka” zazwyczaj ustalam doświadczalnie, wypowiadając na głos jego treść. NA GŁOS! Nie w myślach, bo już niejednokrotnie sparzyłem się na tym, że wypowiedzi formułowane w myślach były długie, elokwentne, pełne charyzmy, a gdy przyszło je wyrzucić z siebie “paszczowo”, to… słowa wyskakiwały, jakbym strzelał z karabinu maszynowego :(.
Do czasu “wstępniaka” bardzo często dodaję dwie do trzech minut dla spóźnialskich. Zauważyłem, że spora część naszego społeczeństwa rozpoczyna “proces wbijania na spotkanie” dokładnie w czasie, kiedy powinno ono startować. Zatem odpalają te skajpy albo zoomy, czekają na połączenie, albo co gorsza dopiero wstają od biurek, aby przemieścić się do salki. Warto świadomie przyjąć na to odrobinę czasu.
- Lodołamacz – bardzo istotny, aby wypędzić z ludzi strach przed odezwaniem się. Obowiązkowy punkt programu w przypadku spotkań “w nowym gronie”. Jeżeli spotkanie ma charakter cykliczny albo osoby w nim uczestniczące współpracują ze sobą i komunikują często – może to być niepotrzebne marnotrawstwo czasu. Staram się stosować krótkie formy, w których każdy uczestnik ma dosłownie chwilkę na opowiedzenie czegoś o sobie – koniecznie imienia i nazwiska. Oraz np, jakie jest jego / jej ulubione śniadanie, albo film, albo co tylko Ci przyjdzie do głowy. Oczywiście z zachowaniem dobrego smaku i bez naruszania intymności uczestników. Tutaj całkiem pokaźna biblioteka pytań.
Aby wyznaczyć czas potrzebny na icebraker bardzo często sam odpowiadam na głos na postawione pytanie, mierząc sobie czas, który później mnożę przez liczbę uczestników oraz dodaję jakiś margines bezpieczeństwa, no bo nie każdy może tak szybko mówić, jak ja 🙂 - Kontrakt – czyli wspólnie ustalamy zasady gry. Przykładowo:
- umawiamy się na sposób korzystania z telefonów komórkowych podczas spotkania, a może nawet decydujemy się je odłożyć,
- jeśl istnieje taka możliwość, to umawiamy się na przerwy – kiedy i jakie długie,
- w przypadku, gdy tego potrzebuję do sprawnej moderacji, to w tym punkcie programu informuję uczestników, że wszelkie odjazdy od tematu będę ucinał, że w przypadku, gdy jakaś dyskusja nie będzie chciała zakończyć się kompromisem, to również będę ją ciął. Proszę wszystkich o przyzwolenie na takie zachowanie, uzasadniając to koniecznością wyciągnięcia ze spotkania maksimum wartości wynikającej z celu, jaki zamierzamy osiągnąć.
- Część merytoryczna – jej przebieg jest różny w zależności od celu spotkania. Czasami pracuję z całą grupą. Czasami dzielę uczestników na podgrupy, ale wówczas muszę pamiętać, aby w planie spotkania znalazł się punkt na zaprezentowanie efektów pracy każdej grupy. Często używam różnych narzędzi wspomagających. Więcej o narzędziach przeczytasz w starszych postach:
Jeśli grupa wypracowuje jakieś akcje do przeprowadzenia po spotkaniu, moim obowiązkiem jest zadbać o to, aby do każdej został przypisany któryś z uczestników, jako osoba odpowiedzialna. Dbam o to, aby dla każdej akcji zostały określone zgrubne ramy czasowe.
Jeśli grupa odpływa od tematu spotkania, to MUSZĘ stanąć na wysokości zadania i zawrócić ją na właściwe “tory”. Jeśli widzę, że energia spada, ludzie markotnieją i coraz trudniej zachować należyte “flow”, to nawet jeśli agenda tego nie przewiduje proponuję:
- Przerwę – nigdy nie pięciominutówkę, bo ludzie nie zdążą zrobić tego, co potrzebują zrobić w czasie przerwy – biec do kibelka, zmienić na chwilę kontekst w głowie i jeszcze zaparzyć herbatę albo jakąś kawę.
- Zakończenie – zauważyłem, że jest to najczęściej bagatelizowany i naprędce prowadzony moduł. Spotkanie bez odpowiedniego zakończenia, mimo bardzo owocnej części merytorycznej, może się okazać kompletną klapą. W tej części zazwyczaj skupiam się na PODSUMOWANIU całości. Jeśli zostały zaplanowane akcje, to upewniam się, że osoby w nie zaangażowane wiedzą, co mają robić. Podsumowuję ustalenia samodzielnie, lub proszę uczestników o podsumowanie. Zakończenie to również świetny moment o poproszenie o informację zwrotną. Tylko w ten sposób można szybko i skutecznie eliminować słabostki ze swojego warsztatu moderatora / facylitatora.
Przykładowy plan spotkania, po nałożeniu na linię czasu, może wyglądać tak:
- 10:00 Wstępniak
- 10:10 Lodołamacz
- 10:25 Kontrakt
- 10:30 Wprowadzenie do zagadnienia
- 10:40 Praca w podgrupach
- 11:10 Przerwa
- 11:20 Prezentacja wyników prac w podgrupach
- 11:35 Wybór najlepszego rozwiązania
- 11:50 Zakończenie
- 12:00 Game Over
Jeśli mamy plan, znamy termin i timebox, to pozostaje:
Zaprosić uczestników
Dość istotny element. Jeśli go odpuścisz, spotkanie prawdopodobnie odbędzie się w gronie… jednoosobowym 😉 W zaproszeniu obowiązkowo podaję timebox. Jeśli mam, to dołączam zgrubną agendę, ewentualnie inne informacje, które pomogą uczestnikom wejść w merytorykę zagadnienia.
I w końcu przeprowadzić je zgodnie z planem
Dbać o timeboxy poszczególnych składowych, ucinać dyskusję, gdy schodzi na boczne tory. Pogłębiać, dopytywać, mieć odwagę.
A co, jeśli w trakcie spotkania okaże się, że plan jest do kitu? Takie sytuacje wbrew pozorom zdarzają się dosyć często 🙂 Cóż… ja wówczas zdaję się na intuicję i odpalam tryb improwizacji, jednak ciągle pamiętając o celu, który grupa musi osiągnąć po spotkaniu.
Lepiej, gdy trochę zostanie, niż miałoby go zabraknąć (czasu)
Na zakończenie podzielę się z Tobą jeszcze jednym moim doświadczeniem. Dawno temu miałem tendencję do niedoszacowywania czasu potrzebnego na spotkania. Wychodziłem z założenia, że im krótsze wrzucę w kalendarz, tym lepiej. W efekcie często nie dawało się w założonym czasie osiągnąć wyznaczonego celu. Pozostawał niesmak i poczucie straconego czasu uczestników i mojego. Od kiedy zacząłem odważniej dobierać większe timeboxy – praktycznie zawsze osiągamy z grupą zamierzony cel, a w przypadku, gdy skończymy przed czasem – wszyscy są wdzięczni. Czują się obdarowani dodatkowym minutami, a ja dostaję pozytywne informacje o sprawnym przeprowadzeniu spotkania 🙂
Którą ścieżką Ty kroczysz? A może jeszcze inną? A może podzielisz się informacją w komentarzu do tego posta?