Przełom roku w naturalny sposób jest dobrym czasem na zastanowienie się nad sobą, nad własnymi celami i potrzebami. Podobnie jest z zespołem – zapewne już każdy otrzymał, lub niebawem otrzyma, cele do realizacji w nowym roku. Być może zespół potrzebuje nowych kompetencji do realizacji nowych zadań, być może żeby w najbardziej efektywny sposób realizować cele na nowy rok konieczne są zmiany w większej liczbie zespołów w danej organizacji? Jak się do tego przygotować to całkiem dobry temat na odrębny wpis. W niniejszym chciałbym się skoncentrować na pomyśle na umówienie się z zespołem na realizację pewnych zwinnych zmian w najbliższym czasie, np. na przestrzeni bieżącego roku. Niniejszy sposób zakłada omówienie propozycji i kontrakt z zespołem podczas retrospektywy.
Zanim opiszę mechanikę retrospektywy kilka zdań wprowadzenia. Współpracowałem kiedyś z deweloperem, który ze szczególną radością z samego rana na powitanie wykrzykiwał „Agile …gile”. I nie były to miłe gierki słowne w stylu „Agile fragile”, o nie. Trwało to dłuższą chwilę, ale w pewnym momencie zaniechał tej praktyki i wrócił do swojego starego tekstu powitalnego „cześć korpoludki”. Ów członek zespołu tak reagował na zmianę, na zmianę mu narzuconą przez organizację. Nie był to bynajmniej pasjonat metodyk zwinnych, ale i on po pewnym czasie zaakceptował sytuację, w której dokonała się zmiana. Przepracował ją i przestał z nią walczyć. W pewnym sensie, jest gotowy, żeby bez dużych emocji o niej rozmawiać, co oczywiście nie oznacza, że jest otwarty na zmiany. Jest gotowy, żeby porozmawiać o zmianach, omówić je, wyrazić własne zdanie, z dużym prawdopodobieństwem zdanie krytyczne.
Przejdźmy zatem do opisania samej metody oraz poszczególnych jej elementów. Na wstępie przygotowujemy grupy tematów z rozpisaniem na poszczególne zagadnienia (jeżeli jest to możliwe), które chcielibyśmy zaproponować zespołowi w najbliższym czasie, w najbliższym roku. Dobrze byłoby, żeby na liście pojawiły się zagadnienia, które, biorąc pod uwagę nasze doświadczenia z zespołem, będą dobrze “rezonowały”. Oczywiście poszczególne propozycje będą ściśle związane z konkretnym zespołem i z jego cechami. Przykładową listę przedstawiam na poniższym schemacie.
Jakie tematy warto uwzględnić:
- tematy związane z dobrymi praktykami w Agile. Jeżeli zauważasz, że jest kilka tematów z tego obszaru, opisz je (np. kwestia szacowania, chciałbyś przekonać zespół do szacowania, pokazać jakie wartości z sobą niesie, to wpisz to na listę, do wprowadzenia tego zagadnienia możesz wykorzystać jeden z wpisów na naszym blog o szacowaniu),
- zmiany organizacyjne – być może pewne zmiany chodziły Ci po głowie od pewnego czasu, przełom roku jest dobrym okresem, żeby je zaproponować i wdrożyć,
- zmiany w narzędziach wykorzystywanych w codziennej pracy zespołu np. w Jirze lub Confluence,
- szkolenia – tu zestaw szkoleń, które możesz przygotować dla zespołu samodzielnie lub wiesz, kto może przeprowadzić (i mam tu na myśli raczej szkolenia wewnętrzne „bezkosztowe” w ramach organizacji),
- może dobrym pomysłem też jest wskazanie grupie zaległych akcji po retro – może część z nich się zdezaktualizowała, z całą pewnością wartością jest dla zespołu pokazanie akcji w toku,
- Kategoria Propozycje zespołu – jest bardzo istotna, jeśli nie kluczowa dla całego zdarzenia, to jest miejsce, w którym poszczególni członkowie zespołu dzielą się własnymi propozycjami i poddają je dyskusji,
W uzupełnieniu: jeżeli jest tak, że na powyższej liście znajdują się elementy, które wymagane są przez firmę jako pewien standard, to dobrze to w jasny i transparentny sposób zakomunikować, żeby nie było nieporozumień.
Przebieg wydarzenia może mieć dwie iteracje:
- w pierwszej zespół uzupełnia przedstawiony schemat o własne tematy, w tej części omawiamy także wszystkie przedstawione na diagramie elementy,
- w drugiej – każdy wybiera „swoje typy” – np. każdy może postawić łącznie 3 kropki.
Na koniec podsumowujemy sytuację po głosowaniu, jak przedstawia się nasza mapa drogowa na zwinne zmiany na najbliższy okres. Teraz warto poświęcić chwilę na omówienie dalszych kroków. Warto podczas tego wydarzenia zastanowić się, jak osiągnąć wybrane cele, kto nam pomoże, kto może się zaangażować? Jeżeli zespół wyrazi na to zgodę, można mapę umieścić na tablicy i sukcesywnie uzupełniać o kolejne zrealizowane elementy oraz od czasu do czasu wracać do niej i uaktualniać na kolejnych retrospektywach.
Na koniec zastanówmy się, po co to wszystko? Czy jesteśmy w stanie jakieś cenne informacje wynieść z takiego zdarzenia? W mojej ocenie jak najbardziej, i to całkiem sporo np.:
- możemy sprawdzić, jaka jest otwartość zespołu i poszczególnych członków na zwinne zmiany, często wynik tego ćwiczenia bywa zaskakujący, bo różne ciekawe mechanizmy są uruchamiane podczas retrospektywy,
- nawet jeżeli otwartość zespołu na zmiany nas zupełnie nie zaskakuje, to najczęściej przy okazji takiej dyskusji wypływają tematy, które są największymi punktami bólu dla poszczególnych członków zespołu. W mojej ocenie to jest także bardzo cenna informacja. Czyż nie o to idzie w dobrej retrospektywie? Inną bardzo ważną kwestią jest zaopiekowanie się tymi punktami i przekucie ich w konkretne działania.
Uważam, że przedstawiony sposób rozmowy o zmianie podczas retrospektywy sprawdza się dla zespołów, które od pewnego czasu są w zmianie, być może potrzebują impulsu lub po prostu planu na przyszłość. Nie mam przekonania, żeby powyższa metoda była odpowiednia dla zespołów na początku zmiany oraz dla zespołów dojrzałych, długo pracujących w sposób zwinny.
Jeżeli powyższy sposób rozmowy o zwinnych zmianach wydał się dla Ciebie interesujący, wypróbuj go proszę na retrospektywnie i podziel się z nami swoimi doświadczeniami. Powodzenia 🙂