Kopertowa Informacja Zwrotna

Ostatnio głośno zrobiło się o poczcie, a to za sprawą jakiegoś wycieku danych, a to za sprawą wyborów korespondencyjnych. Mi tam od zawsze kojarzy się ona tylko i wyłącznie z tradycyjnym, papierowym listem zapakowanym w kopertę i wolałbym, aby tak zostało.

A skoro list, to i koperta. Jeśli koperta, to może by tym razem o kopertowej informacji zwrotnej Wam napisać? Dobra… Jedziemy!

Celowo używam polskiej wersji językowej „informacji zwrotnej”, bo na dźwięk angielskiego „feedback” reaguję podobnie, jak Krzywy na „ceremonie” (tutaj o tym pisał, jeśli nie pamiętacie).  

„Feedback” kojarzy mi się z „wymierzaniem feedbacku”. Z menedżerem, który bierze swojego „podwładnego”, aby „wymierzyć” mu feedback. Już mi w uszach brzmi „choć, to Cię sfeedbackuję”. I już słyszę tę nieudolną kanapkę w stylu:

– Jesteś miły, ale to i owo, a jeszcze siamto i owamto to kompletnie spierniczyłeś i generalnie cienias z ciebie, ale pamiętaj, że jesteś miły. 

Tfu! Plugastwo! I niestety szerzy się zaraza jedna. Sprawia to dziadostwo, że ludzie na samą myśl, że niby mieliby kogoś „feedbackować”, albo jeszcze gorzej: być „ofiarami feedbacku”, dostają spazmów.

No i właśnie dlatego chciałbym się podzielić z Wami jednym z moich sposobów na burzenie stereotypów – odczarowywanie niechęci do udzielania i przyjmowania INFORMACJI ZWROTNEJ. 

Metoda ta funkcjonuje pod różnymi nazwami, ale ja w czasach rosnącej popularności Poczty Polskiej nazwałem ją Kopertową Informacją Zwrotną.

Poniżej przedstawiam kompletną instrukcję obsługi.

1. Zastosowanie

Kopertowa Informacja Zwrotna sprawdzi się w zespołach, których członkowie:

1. Od niedawna współpracują i nie potrafią jeszcze ze sobą rozmawiać wprost.
2. Od dłuższego czasu współpracują, ale i tak nie potrafią ze sobą rozmawiać wprost.
3. Doświadczyli złego „feedbackowania” i mają uraz do informacji zwrotnej.
4. Tworzą ekipę niedojrzałą jak jabłka w czerwcu.
5. Mają wszystko tam, gdzie słońce nie dochodzi.
6. Chcieliby, lecz boją się.
7. Nie chcieliby, a w głębi duszy / serca / umysłu (niepotrzebne skreślić) i tak się boją.
8. I w tych wszystkich przypadkach, gdzie ludzie JESZCZE nie są gotowi na otwartą, szczerą, konstruktywną, bezpośrednią informację zwrotną – zarówno w roli dawcy, jak i biorcy owej.

2. Czego potrzebujesz do przeprowadzenia sesji

1. Determinacji i pewności siebie.
2. Spokoju w trakcie prowadzenia warsztatu.
3. Zespołu, który będzie dzielił się informacją zwrotną.
4. Zakończenia zarazy, gdyż opisywana forma nie przewiduje uczestnictwa „zdalnego” – wszyscy uczestnicy muszą być w jednej lokalizacji. O zdalnych sposobach być może napiszemy w odrębnym artykule.
5. Czasu.

czas [min] = 15 [min] + (liczba uczestników – 1) * 5 [min]

Nie wiem, czytelniku, czy z matematyki byłeś orłem, czy tylko koliberkiem, ale pewnie zauważyłeś, że oprócz czasu wynikającego wprost z liczby uczestników musisz dodatkowo wygospodarować 15 minut. Będziesz ich potrzebował na wystartowanie sesji. Reszta czasu to informacja zwrotna w czystej postaci.

Pamiętaj, że Ty również możesz wziąć udział w tym ćwiczeniu razem z zespołem. Koniecznie uwzględnij siebie licząc uczestników.

1. Pomieszczenia, w którym uczestnicy będą czuli się bezpiecznie – nikt nie będzie się im kręcił pod nosami, nikt nie będzie zakłócał przebiegu sesji, etc.
2. Kopert – takich zwykłych na listy, fajnie gdyby były zaklejane (Stop! Nie zaklejaj ich jeszcze!!!) – tylu, ilu będzie uczestników sesji.
3. Długopisów – tyle, ilu uczestników.
4. Kartek papieru (format A4 lub A5), ich liczbę wyliczysz ze wzoru:

potrzebna liczba kartek = 10 + (liczba uczestników – 1) * liczba uczestników

Ta dycha na początku, to żelazna rezerwa, jeśli komuś coś pójdzie nie tak, albo np. niesiony entuzjazmem z jednej ze swoich karteczek zrobi np. samolocik.

1. Kartki można zastąpić zeszytami, brulionami, notesami, etc., z których można swobodnie wyrywać strony. W takim wypadku zadbaj, aby każdy uczestnik miał jeden brulion.
2. Czasomierza, który pozwoli Ci zadbać o to, aby sesja zakończyła się w zaplanowanym czasie.
3. Być może przyda się tablica suchościeralna albo flipchart, no i pisak – sztuk jeden.

3. Co nie jest konieczne, ale może przyczynić się do sukcesu

1. Smakołyk – wiadomo, przez żołądek do serca. Nawet gdy serca brak, to przynajmniej uchronisz się przed falą hejtu na początku. Oczywiście postaraj się dopasować smakołyk do zespołu. Nie w każdej grupie ciacho będzie miło widziane. Może lepiej zadbać, aby była marchewka 🙂
2. Głośnik bluetooth, który podłączysz do swojej komórki i w trakcie sesji puścisz spokojną, cichą, relaksującą muzykę – może zdziałać cuda.

4. Przygotowanie do sesji

1. Zadbaj, aby w sali, w której będziecie dzielili się Kopertową Informacją Zwrotną, było tyle miejsc siedzących, ilu uczestników.
2. Ustaw miejsca siedzące w taki sposób, aby:
   1. uczestnicy tworzyli krąg, 
   2. każdy miał swoich sąsiadów z lewej i prawej strony w zasięgu ręki,
   3. jednak nie za bardzo blisko siebie, aby zapewnić każdemu strefę komfortu i pewność, że nikt przez ramię nie czyta, co właśnie pisze.
3. Na każdym miejscu uczestnika rozłóż komplet akcesoriów potrzebnych do udzielenia informacji zwrotnej – kopertę, długopis i brulion albo komplet kartek w liczbie równej liczbie uczestników minus jeden. 
4. Jeśli poszedłeś w opcję pojedynczych kartek, zamiast brulionów – rezerwę połóż w zasięgu swojej ręki i dziel nią rozsądnie – każda kartka to kawałek drzewa, które trzeba ściąć.
5. Jeśli zadbałeś o smakołyk, rozłóż go w taki sposób, aby każdy miał do niego łatwy dostęp.
6. Jeśli zadbałeś o głośnik, to odpal go – włącz muzykę, niech sączy się delikatnie już w momencie, gdy ludzie zaczną się schodzić.
7. Zastanów się, w jakiej formie chciałbyś, aby uczestnicy udzielali sobie informacji zwrotnych. Przykładowo mogą to być znane i praktykowane standardy:
   1. start / stop / continue
   2. do more / do less / keep doing / start doing / stop doing
   3. co robisz dobrze / co mógłbyś zmienić w swoim zachowaniu
   4. dowolne inne…

Zwłaszcza podczas pierwszych prowadzonych przez Ciebie sesji polecam zastosowanie się do wszystkich wyżej wymienionych punktów. Spowoduje to, że uczestnicy „wejdą na gotowe” i trudniej będzie im odwieść Cię od pomysłu przeprowadzenia wartościowej zabawy. Zwłaszcza, gdy należysz do grona tzw. miękkich bułek (bez urazy, sam jestem miękką bułką).

5. “Run, Forest, run!”, czyli przebieg sesji

No to zaczynamy! 

Wszyscy zajęli swoje miejsca, światła gasną, kurtyna idzie w górę, a na scenę wkraczasz Ty!

Odpalasz czasomierz (ustaw go na tyle minut, ile wyszło Ci z wzoru w punkcie 2.5) i do dzieła!

Masz 15 minut na wprowadzenie do ćwiczenia.

Wyjaśnij zespołowi, że spotkaliście się dzisiaj, aby obdarować się wzajemnie informacją zwrotną. 

Koniecznie powiedz, podkreśl to, że będzie ona anonimowa i dostępna tylko dla adresata. To, co zostanie napisane w trakcie spotkania nie trafi do żadnego managera, nie trzeba będzie się tą informacją dzielić z innymi. Po spotkaniu każdy będzie miał zaklejoną kopertę z informacją zwrotną dla siebie od koleżanek i kolegów z zespołu. Będzie mógł zrobić z tą informacją, co mu się żywnie podoba – przeczytać od razu albo w domu, może wyrzucić do kosza, a może zastanowić się nad swoimi zachowaniami i coś w nich zmienić.

Zanim zaczniecie pisać:

1. Przypomnij wszystkim, że w konstruktywnej informacji zwrotnej koncentrujemy się na faktach. Mówimy o konkretnych zachowaniach i postawach, nie oceniamy.
2. Umówcie się, w jakiej formie będziecie udzielać sobie informacji (patrz pkt. 4.7 Przygotowanie do sesji)
3. Na tablicy / flipcharcie napisz klucz, wg którego będziecie udzielali sobie informacji zwrotnej (START / STOP / CONTINUE, etc.)
4. Zapytaj, czy możesz dołączyć jako uczestnik.
5. Poproś każdego uczestnika o podpisanie imieniem i nazwiskiem lub ksywką swojej koperty. Nie zaklejajcie jeszcze tych kopert.
6. Poproś każdego uczestnika o przekazanie swojej PODPISANEJ koperty sąsiadowi siedzącemu z lewej strony.
7. Po otrzymaniu „cudzej kopery” każdy uczestnik odczytuje imię i nazwisko / ksywkę jej właściciela. NIE ZAGLĄDA DO ŚRODKA! Bierze kartkę papieru i pisze na niej, w ustalonej konwencji, informację zwrotną dla niego. Zapisaną kartkę wkłada do koperty i przekazuje sąsiadowi z LEWEJ strony. Jeśli po LEWEJ stronie siedzi właściciel koperty, znaczy że zatoczyła ona już pełne koło więc przed oddaniem w ręce właściciela – adresata, należy ją zakleić.
8. Koperty przekazujemy tak długo, aż każda wróci do swojego adresata.

Po zakończeniu, gdy już wszyscy adresaci otrzymają swoje koperty, podziękuj uczestnikom. Jeszcze raz przypomnij im, że dostali prezent od swoich koleżanek i kolegów z zespołu i że mogą zrobić z nim co chcą. Jeśli ktoś chce, może otworzyć kopertę jeszcze na spotkaniu. Jeśli ktoś ma ochotę podzielić się z innymi tym, co otrzymał, może to zrobić. Nie pozwól, aby osoby dominujące w zespole wymuszały na innych dzielenie się swoją inf. zwrotną. Zadbaj o komfort wszystkich uczestników.

Jeśli pozostało jeszcze trochę czasu, zapytaj ludzi, jak się czuli, pisząc informacje zwrotne innym. Co stwarzało najwięcej kłopotów, co było przyjemne. Nie zapomnij również poprosić o informację zwrotną dla siebie na temat tego ćwiczenia.

Powodzenia!

PS. 

Nie wiem, czy koledzy redakcyjni mi wybaczą, ale znowu uchylę rąbka tajemnicy 😉 A co! Może wiecie, a może nie, każdy tekst, który dla Was publikujemy, podlega  surowej weryfikacji. Autor wrzuca swoje dzieło na dysk sieciowy, a pozostali redaktorzy pastwią się nad nim – wytykają słabostki, proponują modyfikacje, etc. Tym razem we fragmencie, gdzie piszę o spokojnej, cichej, relaksującej muzyce lecącej w tle sesji Kopertowej Informacji Zwrotnej otrzymałem sugestię. że muzyka wcale nie musi być cicha. Może być np taka:

Da się przy tym zachować spokój? 🙂