Jak powszechnie wiadomo, przysłowia ludowe są mądrością narodu, a starszych słuchać „trza”. Pamiętam więc, jak moja babcia mawiała, że nie tylko dobrymi chęciami, lecz również radami wybrukowane jest piekło. Nie mam zamiaru zostać piekielnym brukarzem i nie uderzę w ton banalnej dydaktyki, jednak z przyjemnością podzielę się swoimi doświadczeniami z ostatnich kilku (nastu) dni.
W tym to bowiem czasie uczestniczyłem w dwóch ciekawych warsztatach online. Pierwszy był poświęcony event stormingowi oraz event modelingowi podczas pracy zdalnej, drugi zaś – miał być sesją „zdalnego” event stormingu w jednym z zespołów mojej organizacji. Dziewczyny i chłopaki chcieli na czynniki pierwsze rozłożyć proces, z którym muszą się zmierzyć w najbliższym czasie.
Mam świadomość, że wakacyjny chillout nie nastraja do czytania przydługich wywodów nawiedzonego gościa z doAgile, więc szybciutko przechodzę do sedna. Poniżej wypunktowane to, co wziąłem dla siebie i przyniosło mi realną wartość w pracy z zespołem. Jeśli Ci się przyda – rad będę niezmiernie.
1. Event storming i modeling prowadzony przez internet, opiera się na tych samych zasadach, które stosujemy, gdy zgromadzeni w jednym miejscu na ścianie wyklejamy karteczki. Nie ma taryfy ulgowej, nie ma tak, że jeden pisze w notatniku, co mu inni dyktują. To nadal może być świetny „storming” – pod jednym warunkiem, o którym w następnym punkcie.
2. Grono uczestników warsztatu online nie może być tak obszerne jak w podejściu, nazwijmy je, klasycznym. Jeszcze przed czasem zarazy miałem okazję prowadzić efektywne warsztaty event storming dla dużej grupy osób. W wersji online liczba uczestników musi być okrojona. Prowadzący wspominał, że grupa nie powinna liczyć więcej niż sześć osób. Ja w swoim warsztacie zdecydowałem się na grupę dziewięcioosobową i rzeczywiście kilku osób nie dało się „zachęcić” do stormingu – były w cieniu. Następnym razem zdecydowanie podzielę grupę tak, aby nie przekroczyć szóstki. Jako zdalny facylitator będę miał wówczas realną szansę zadbać o to, aby każdy wszedł w proces burzy.
3. Jest na rynku rewelacyjne narzędzie. Pisząc te słowa oświadczam jednocześnie, że ten tekst nie jest sponsorowany, nie ma tu lokowania produktu ani kryptoreklamy 🙂 Po prostu miałem okazję korzystać ze świetnego narzędzia do wspólnej kreatywnej pracy na odległość, które z czystym sumieniem mogę polecić każdemu. Jego nazwa, to: Miro | Free Online Collaborative Whiteboard Platform. Używając go, czułem się, jakbym był w bezpośrednim kontakcie z innymi uczestnikami. Widziałem, jak w czasie rzeczywistym ludzie piszą i przyklejają karteczki, jak przesuwają swoje kursory, jak rozmawiają ze sobą na wbudowanym czacie, jak to wszystko tętni życiem. To… to było cudowne! Niemalże czuć było zapach kleju post-it’ów.
W najbliższym czasie na doAgile ukaże się post, a może nawet cała seria poświęcona temu narzędziu. Postaramy się zaprezentować Wam jego możliwości.
4. Nawet najlepsze narzędzie nie da rady, jeśli ludzie nie potrafią go używać.
Prowadzący nie zadbali o to, aby uczestnicy choć w podstawowym stopniu, przed warsztatem, zapoznali się z obsługą Miro. Sporo czasu zamiast na event storming musieliśmy poświęcić na okiełznanie nieznanej bestii – jak założyć konto, jak się zalogować, jak poruszać się po narzędziu i jak go używać. Szkoda, bo przez to ucierpiała jakość event modelingu – zabrakło na nią czasu. Stąd moje następne wnioski
5. Przed warsztatem warto zadbać o to, aby każdy uczestnik miał konto i potrafił się zalogować do narzędzia.
Wyobraź sobie sytuację – rozpoczynasz swój zdalny warsztat, masz ambitny plan, uczestnicy mają ogromne oczekiwania, już, już chcesz startować, gdy nagle w słuchawkach słyszysz: „ale ja się nie mogę tam zalogować…”. Masz wtedy dwa wyjścia – albo poświęcić delikwenta i dalej pędzić z zespołem, albo zastopować i w sumie tracąc czas pozostałych uczestników, starać się pomóc biedakowi w zalogowaniu, a może nawet utworzeniu konta.
6 Przed warsztatem warto zadbać o wyrównanie kompetencji uczestników w zakresie obsługi narzędzia.
Samo zalogowanie, o którym pisałem w poprzednim punkcie, to pikuś. Gorzej, jeśli w naszej grupie są osoby o zróżnicowanych kompetencjach w zakresie obsługi komputera. To jest problem, który nie istnieje w przypadku warsztatów prowadzonych tradycyjnie, kiedy wyklejamy prawdziwe karteczki. Z reguły każdy potrafi coś bardziej lub mniej czytelnie na takiej karteczce napisać i przykleić ją w odpowiednie miejsce. Każdy potrafi taką karteczkę przesunąć, a także sprawnie omiatać wzrokiem całą ścianę. Chociaż… spotkałem się kiedyś z pewnymi deficytami kompetencyjnymi w przypadku „prawdziwych karteczek”. Lata temu, na jednej z retrospekcji ze zdziwieniem odkryłem, że część karteczek przyklejonych przez uczestników do tablicy jest pusta (!). W pierwszej chwili przez głowę przemknęła myśl, że w tym jest jakiś ukryty przekaz, że to jakiś artystyczny sposób wyrażenia czegoś. Cóż… rzeczywistość była bardziej „przyziemna”, a przekaz ukryty… na drugiej stronie karteczki. Po prostu kolega, który je pisał i wyklejał, nie ogarnął, że pisze się na stronie bez kleju. Było trochę śmiechu, ale retrospekcji przez to nie położyliśmy.
Niestety, w przypadku warsztatu prowadzonego przez internet może nie być już tak fajnie. Zwłaszcza gdy grupa nastawiona jest na konkretny cel. Chce z wydarzenia wyciągnąć maksymalną wartość w minimalnym czasie. Wówczas nierówne umiejętności w zakresie podstawowej obsługi mogą przyczynić się do klęski i wiecznego zniechęcenia narzędziem.
Żeby dłużej nie przynudzać, ja mam na to taki oto przetestowany i działający pomysł:
- Przed wrzuceniem tematu do zespołu przygotowuję proste ćwiczenie, którego opis umieszczam bezpośrednio w Miro. Chodzi w nim o to, aby każdy mógł nauczyć się tworzyć i duplikować karteczki, edytować ich treść, przesuwać bez ograniczeń po całym obszarze roboczym, a także swobodnie poruszać się po nim, przybliżając i oddalając widok.
- Na planowaniu sprintu, w którym ma się wydarzyć zdalny warsztat (lub poprzedzającym) proszę zespół, aby wrzucili sobie zadanie na zapoznanie się z narzędziem. Piszemy podstawowe kryteria akceptacji:
- każdy uczestnik ma konto
- każdy uczestnik potrafi się zalogować
- każdy uczestnik wykonał ćwiczenie umieszczone w narzędziu
- W ramach tego zadania tworzymy podzadania dla każdego uczestnika na założenie konta, zalogowanie się i wykonanie ćwiczenia.
- Na daily rozmawiam o postępach w realizacji, podkreślam wagę, że jeśli tego nie zrobimy wszyscy, to zbliżający się warsztat ma szansę być nieefektywny,
- Jeśli trzeba, umawiam się na indywidualne wsparcie potrzebujących.
Dzięki takiemu przygotowaniu mój warsztat zakończył się powodzeniem. Nie straciliśmy ani minuty na instrukcję obsługi. Każdy od początku mógł aktywnie działać na tablicy. To, co na pewno zmienię, organizując kolejny, to mniejsze grono uczestników, o czym pisałem w punkcie drugim.
Jeśli to, co dzisiaj napisałem, przyda Ci się w jakimś stopniu w Twojej codziennej pracy z zespołami, to ekstra. Jeśli masz jakieś inne pomysły i spostrzeżenia, to zachęcam do podzielenia się w komentarzu do mojego posta.
Jednocześnie chciałbym naszym czytelnikom przekazać informację, że począwszy od tego posta, zwalniamy nieco tempo publikacji. Do końca wakacji nowe artykuły będą się pojawiały co dwa tygodnie. We wrześniu planujemy wrócić do normalnego rytmu pracy – jeden post na tydzień.
Kończąc, w imieniu całej redakcji życzę Wam udanych wakacji.